Aufbewahrungspflichten
Sie sind grundsätzlich verpflichtet, Unterlagen aufzubewahren, die Sie für handels- oder oder steuerrechtliche Zwecke benötigen [§ 257 Abs. 4 Handelsgesetzbuch (HGB), §§ 140, 141 Abgabenordnung (AO)]. Dabei ist es nicht von Bedeutung, ob Sie eine Buchführung im herkömmlichen Sinne [doppelte Buchführung] oder eine vereinfachte Einnahmen-Überschuss-Rechnung anfertigen.
Nachfolgende Unterlagen müssen von Ihnen unbedingt aufbewahrt werden:
- Aufzeichnungen und Bücher, Jahresabschlüsse, Arbeitsunterlagen, Inventarverzeichnisse, Lageberichte und übrige Organisationsunterlagen
- geschäftliche Korrespondenzen, z.B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Frachtbriefe, Rechnungen, Gutschriften, Kontoauszüge und Geschäftsbriefe
- von Ihnen erstellte Geschäftsbriefe und Belege, z.B. Rechnungen, Gutschriften, Zahlungsanweisungen
- Buchungsunterlagen, z.B. über Abschreibungen [AfA, Sonder-AfA]
- sowie alle Unterlagen, die für eine steuerliche Bewertung interessant sein könnten, z.B. Additions- bzw. Kassenstreifen, Preislisten, Lohnbelege, Auszüge von Konten und Depots
Selbstverständlich gilt diese Aufbewahrungsfrist auch für alle Bücher und Verzeichnisse, die heutzutage auf elektronischem Weg geführt werden und die sich damit auf Ihren fest installierten oder mobilen bzw. Wechseldatenträgern [Fest- und Wechselplatten, Disketten, CDs, DVDs, USB-Sticks, Bändern] befinden. Diese elektronischen Bücher und Belege müssen bei einer Prüfung durch die Finanzbehörde in jedem Fall lesbar sein und ohne weiteres ausdruckbar sein.
Ungeachtet alle Vorschriften zu Aufbewahrungsfristen sollten Sie besonders wichtige Dokumente wie Urkunden, Notarverträge oder Arbeitsverträge selbstverständlich immer an einem sicheren Ort archivieren und verfügbar halten!
10 Jahre lang müssen Sie folgende Unterlagen aufbewahren:
Bilanzen müssen Sie in jedem Fall zehn Jahre lang aufbewahren. Gleiches gilt für die Einnahme- Überschuss-Rechnungen. Befolgen Sie diese Grundsätze nicht so laufen Sie Gefahr, dass die Finanzbehörden Ihren Gewinn möglicherweise schätzen, falls Sie die zur Gewinnermittlung notwendigen Unterlagen nicht mehr vorlegen können.
- Bilanzen
- Einnahme-Überschuss-Rechnungen
- Bücher und Aufzeichnungen wie zum Beispiel Auftragsbücher, Inventarverzeichnisse, Anlageverzeichnisse, Bestellbücher, Betriebsbücher, Baubücher und Organisationsbelege wie Kontierungsunterlagen oder Kontenpläne
- und Aufzeichnungsbelege wie Unterlagen über die Lohn- und Gehaltsbuchführung, Debitoren und Kreditoren, Wareneingangs- und Warenausgangsbuch, Aufzeichnung zu Umsatzsteuer und Vorsteuer, Konto- und Depotauszüge
sind in jedem Fall 10 Jahre lang aufzubewahren.
6 Jahre lang müssen Sie folgende Unterlagen aufbewahren:
- Geschäftsbriefe, die Sie erhalten haben
- Geschäftsbriefe, die Sie verschickt haben
- Sonstige Unterlagen, die für steuerliche Zwecke interessant sein könnten [z.B. Preislisten, Kassenstreifen]
Vorsicht - auch längere Aufbewahrung kann notwendig sein!
Nicht in jedem Fall ist gesagt, dass Sie die genannten Unterlagen nach sechs bzw. zehn Jahren entsorgen können! Die Aufbewahrungsfrist beginnt nämlich erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen in den Büchern gemacht wurden bzw. in dem das Inventar erfasst, der Jahresabschluss und die Eröffnungsbilanz festgestellt oder die Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellt wurde.
Ein Beispiel?
Im Mai 2007 erstellen Sie die Bilanz für das Kalenderjahr 2006. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des 31.12.2007 und dauert zehn Jahre. Sollte das Finanzamt am 31.12.2017 bei Ihnen vorstellig werden, so müssen Sie die Unterlagen immer noch noch vorlegen können. Erst ab dem 1. Januar 2018 dürfen Sie die Unterlagen dann wirklich vernichten. Doch Vorsicht - auch da kann es Ausnahmen geben:
Wurde vom Finanzamt eine Betriebsprüfung angeordnet, so müssen Sie alle Belege grundsätzlich bis zum Abschluss der Betriebsprüfung aufbewahren [§ 147 Abs. 3 Satz 3 AO, § 169 ff. AO].
Es empfiehlt sich allerdings, die Belege auch dann noch eine gewisse Zeit aufzubewahren, wenn die Betriebsprüfung bereits abgeschlossen ist. Müssen Sie z. B. einen Einspruch gegen einen Steuerbescheid einlegen, da sich ein Prüfer geirrt hat, so müssen Sie anhand der noch vorhandenen Belege den Nachweis führen können. Ähnliches gilt selbstverständlich auch, falls Bußgeldverfahren oder Steuerstrafverfahren gegen Sie anhängig sind.
Erhalten Sie Steuerbescheide, die unter dem Vorbehalt der Vorläufigkeit ausgestellt wurden, so sollten Sie Ihre Belege - unabhängig von den üblichen Regelungen über Aufbewahrungsfristen - selbstverständlich zumindest so lange aufbewahren, bis die Endgültigkeit der entsprechenden Bescheide durch die Finanzbehördenmitgeteilt wurde.
Unter Umständen also auch deutlich über den sonstigen Aufbewahrungszeitraum hinaus…
Wer ist für die sachgerechte Aufbewahrung verantwortlich?
Die Unterlagen müssen grundsätzlich vom Geschäftsinhaber aufgewahrt werden, aber in bestimmten Fällen sind folgende Personen dazu verpflichtet:
- bei einer typisch oder atypisch stillen Gesellschaft nur der Inhaber des Handelsgeschäfts
- bei einer BGB-Gesellschaft [GbR] jeder Gesellschafter
Wo und wie sind die Unterlagen verfügbar zu halten?
Grundsätzlich sind alle steuerlich oder handelsrechtlich relevanten Unterlagen im Inland aufzubewahren. Im Grundsatz verlangt man von Ihnen, dass Sie alle Unterlagen im Original [Urschrift] vorlegen können. Die Speicherung der Daten auf Bildträgern oder Mikrofiche ist nur erlaubt, wenn die Daten von Ihnen umgehend wieder lesbar gemacht werden können. Dazu muss also in jedem Fall ein geeignetes Lesegerät verfügbar sein.
Keine Sanktionen bei Vernichtung durch höhere Gewalt
Werden Belege oder Unterlagen durch höhere Gewalt, so z.B. durch Hochwasser, Feuer oder ähnliche Katastrophen vernichtet, so dürfen Ihnen diese Folgen nicht angelastet werden.
Rechnungen im Umsatzsteuerrecht
Das Umsatzsteuergesetz sowie die Umsatzsteuerdurchführungsverordnung sehen Mindestanforderungen für die Ausstellung ordnungsgemäßer Rechnungen vor, die unbedingt einzuhalten sind. Dennoch werden in der Praxis immer wieder Rechnungen ausgestellt, die den gesetzlichen Anforderungen nicht genügen.
Deshalb machen wir Sie an dieser Stelle noch einmal mit den Anforderungen bekannt, die Sie bei Ihrer Rechnungsstellung beachten müssen. Nur mit ordnungsgemäß ausgestellten Rechnungen können Sie vermeiden, selbst Nachteile zu erleiden:
1. Grundsätzliche Angaben bei Rechnungen gem. § 14 UStG
(verpflichtend bei allen Rechnungsbeträgen über 150 Euro)
- der Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,
- der Name und Anschrift des Leistungsempfängers,
- das Ausstellungsdatum,
- die fortlaufende Rechnungsnummer,
- die Steuernummer oder die USt-ID-Nummer des leistenden Unternehmers,
- die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Artikel bzw. Leistungen,
- der Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistungserbringung,
- das Entgelt für die Lieferung oder die sonstige Leistung,
- eventuell zuvor vereinbarte Minderungen des Entgeltes (z.B. Skontoabzüge),
- den Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag.#
2. Vereinfachte Angaben bei Kleinbetragsrechnungen gem. § 33 UStDV
(bei Rechnungen bis 150 Euro)
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,
- Ausstellungsdatum der Rechnung,
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung,
- das Entgelt und den Steuerbetrag für die Lieferung oder der sonstigen Leistung in einer Summe,
- den Steuersatz.
3. Der Vorsteueranspruch
Durch die regelmäßig nachträgliche Berichtigungsmöglichkeit hat die Versagung des Abzugs von Vorsteuerbeträgen zwar häufig nur vorläufigen Charakter, doch sind die Maßnahmen für die Durchführung der Korrekturen zeitraubend und aufwendig. Daher sollten Sie von vorneherein auf die ordnungsgemäße Ausstellung einer Rechnung bestehen.
Als vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer haben Sie einen gesetzlich verankerten Anspruch auf eine entsprechend ausgestellte Rechnung, wenn der Leistende ebenfalls Unternehmer ist (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG). Oftmals im Kassenraum ausgehängte Hinweise von Discountern, dass neben dem Kassenbon einzelne Rechnungen nicht ausgestellt werden, sind für Sie ohne Bedeutung.
Zu beachten ist, dass ein Vorsteuererstattungsanspruch erst bei tatsächlicher Vorlage der Rechnung und nicht bereits bei Zahlung der Rechnung besteht.
4. Häufige Fehler bei der Rechnungserstellung
Ein häufiger Fehler bei Kleinbetragsrechnungen ist die fehlende oder falsche Angabe des Umsatzsteuersatzes. Ein einfacher Hinweis in dem Sinne „in dem Betrag ist die gesetzliche Umsatzsteuer enthalten“ hat nur eine Schutzfunktion und genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht. Eine selbst durchgeführte nachträgliche Ergänzung eines Rechnungsbeleges ist nicht zulässig!
Häufig fehlt auch die Angabe des Leistungs- bzw. Lieferzeitraums, da diese gesetzliche Anforderung noch vergleichsweise neu ist.
Bei Rechnungen über 150 Euro unterlaufen regelmäßig Fehler bei der Benennung des Leistungsempfängers. Ist dieser ein Einzelunternehmer, so treten diese Fehlermöglichkeiten kaum in Erscheinung. Sobald es sich aber bei dem Leistungsempfänger um eine Kapitalgesellschaft (GmbH, AG) oder eine Personengesellschaft (z. B. GbR, oHG, KG) handelt, ist diese auf der Rechnung auch mit der korrekten Firmenbezeichnung zu benennen. Gerade bei der Firmierung einer GmbH, die den Namen alleinigen Gesellschafters trägt, wird der Zusatz „GmbH“ oft vergessen.
5. Ergänzende Pflichten
Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes haben Sie als Leistungsempfänger zudem zu prüfen, ob der Ausweis der Umsatzsteuer durch den Erbringer der Leistungen zu Recht erfolgt ist. Für unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuer besteht kein Anspruch auf Vorsteuerabzug.
Eine ebenso wichtige Vorschrift ist § 13b des Umsatzsteuergesetzes. Hier wird u.a. die Behandlung steuerpflichtiger Leistungen von Unternehmen geregelt, die im Ausland ansässig sind. Diese Umsatzsteuer hat der Leistungsempfänger an sein Finanzamt als „Umsatzsteuer im Abzugsverfahren“ weiterzuleiten.
Die Vorschrift greift beispielsweise, wenn Sie Ihre Geschäftsräume durch einen in Belgien ansässigen Unternehmer renovieren lassen. Ausgeweitet wurde diese Regelung im Jahre 2004 auch auf die Baubranche, wenn sowohl Leistungsempfänger als auch der leistende Unternehmer üblicher Weise Bauleistungen erbringen.
Ebenso gilt diese Vorschrift bei der Lieferung von Grundstücken im Rahmen des Zwangsversteigerungsverfahrens und bei der Lieferung von sicherungsübereigneten Gegenständen außerhalb des Insolvenzverfahrens.
Die richtige Vorgehensweise sieht so aus:
Der Aussteller der Rechnung weist keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen ist der Hinweis aufzunehmen, dass gemäß § 13b UStG der Ausweis der Umsatzsteuer nicht erfolgt und die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger übergeht.
Ein besonderer Hinweis für Handwerker, die steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück ausführen: Die Rechnung muss einen Hinweis enthalten, dass eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren für diese Rechnung gilt. Von dieser Bestimmung sind auch Privatpersonen betroffen.
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